3種類の番号・付番タイミング
議案ファイル番号、コンプライアンス確認番号、公益確認番号を、議案作成から審議可決までの順番で確認します。
上程資料を作る時
議案を提出できる状態へ整える段階で、所属組織、事業、文書形式、上程年月、議案区分に沿ってファイル番号を設定します。
地区・ブロック用またはLOM用を選び、実際に上程する会議の月と年を入れます。協議、審議、報告など、会議での扱いに合う議案区分を選びます。
プロジェクト番号や事業番号は、当年度の台帳と担当部署で採番状況と重複を確認します。LOMでは組織ごとの運用を優先します。
規則審査会議を通過した時
審議議案は、審議上程の前にコンプライアンス審査を受けます。公開マニュアルでは、規則審査会議を通過した後に確認番号が発行されます。
発行された確認番号を議案本文へ記載し、受領印のある確認受付表を添えて、その後の諸会議へ提出します。
修正議案、補正議案、進捗報告などは、その都度あらためて審査を受け、新しい確認番号が必要となる運用があります。
審議で可決された時
公益目的事業の確認を受ける議案では、公益チェックシートの確認と修正を終え、審議で可決された後に公益確認番号が記入されます。
公開マニュアルでは、審議可決後に公益担当委員長が公益確認番号を記入し、署名と捺印を行う流れです。
事業計画、修正、補正、事業報告は、それぞれ別に公益確認番号を発行する運用が示されています。